プライバシーポリシー

1. 適用範囲と運営者

本方針は、本アプリが、当社の運営する店舗の問い合わせ用Gmailアカウント（以下「対象アカウント」）を通じて取り扱う情報に適用されます。本アプリの運営者は株式会社PRayleです。

本アプリは一般向けのサービスではなく、当社が許可した管理者およびスタッフのみが利用します。当社全体の基本方針はPRayle プライバシーポリシーに定めます。

2. Google OAuthで要求する権限

本アプリは、Gmail APIのスコープ https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify のみを要求します。メールの読み取り、ラベルの付与、下書きの作成という本アプリの機能を、1つのスコープで満たすために使用します。

このスコープには、メールの送信など、本アプリが使用しない権限も含まれます。本アプリは、Gmail APIへの要求を次の操作に限定し、それ以外の操作はプログラム内で拒否します。

3. 取り扱う情報と利用目的

• 対象アカウントのメールアドレス：認証したアカウントが、設定された対象アカウントと一致することを確認するために利用します。
• 受信メール：監視を開始した時点以降に受信トレイへ届いたメールを読み取ります。件名、本文、送信者、宛先、返信先、受信日時、メッセージID、スレッドID、ラベルなどを、分類、返信先の判定、返信下書きの作成に利用します。
• 同じ会話（スレッド）のメール：当社が送信した返信を含みます。文脈の把握、返信済みかどうかの判定、二重の下書き作成の防止に利用します。
• 添付ファイル：メールを取得する際、添付ファイルもメールの一部として受信します。本アプリは添付ファイルの内容を解析・保存・外部送信しません。添付ファイル付きのメールは、下書きを作らずスタッフの確認に回します。
• 送信済みメール（初期設定時のみ）：返信ルールを作成するため、過去1年以内の送信済みメールのうち、お問い合わせとそれに対する当社の返信の組を分析します。日常の処理では行いません。
• Google OAuth認証情報・アクセストークン・更新トークン：管理者が許可したGmail操作の実行と、接続状態の維持に利用します。

当社は、上記の情報を、広告配信、販売、信用評価には利用しません。当社自身が、独自のAIモデルの訓練や調整（ファインチューニング）に利用することもありません。AI処理のための外部送信は、第5項に定めます。

4. 返信の送信について

本アプリはメールを送信しません。本アプリが行うのは、Gmailへの下書きの保存とラベルの付与までです。当社のスタッフが、Gmail上で宛先と内容を確認し、必要に応じて修正したうえで、手動で送信します。

5. AI処理のための外部送信

本アプリは、メールの分類と返信文の作成のため、OpenAI（米国）が提供するAPIへ、次の情報を送信します。情報は日本国外で処理されます。

送信する情報

• 処理対象のメールの件名と本文（引用された過去のやり取りを取り除いたもの）。
• メールの受信日時。
• 返信文を作成する場合は、同じ会話の直前のメール最大3通の件名と本文（当社の返信を含みます）。
• 店舗が確認済みの返信ルール、定型文の一覧など、当社が用意した情報。
• 初期設定時のみ、過去のお問い合わせとそれに対する当社の返信の組。

送信しない情報

• 送信者の表示名。
• 添付ファイル。
• 件名以外のメールヘッダー（送信者・宛先のアドレス欄を含みます）、メッセージID、OAuth認証情報。

置き換えてから送信する情報

• 件名・本文の中に書かれているメールアドレス。
• 件名・本文の中の、電話番号と判定した数字の並び。

これらは、送信前に機械的に別の文字列へ置き換えます。この置き換えは完全ではなく、書き方によっては、置き換えられずに件名・本文の一部として送信される場合があります。

メールマガジン、自動送信メール、登録済みの取引先からのメールなど、あらかじめ定めた条件で対象外と判定したメールは、OpenAIへ送信しません。

次の場合は、分類のための送信のみを行い、返信文を作成するための送信は行いません。

• あらかじめ用意した定型文で返信できる場合。
• 重症度が不明なアレルギーのご相談など、スタッフの確認が必要と判定した場合。

OpenAIのAPIへは、応答を保存しない指定（store: false）を付けて要求を送信します。当社自身は、取得した情報を、独自のAIモデルの訓練や調整（ファインチューニング）に利用しません。OpenAI側での情報の保存および利用を含む取り扱いは、同社の規約およびポリシーに従います。当社は、OpenAI側での取り扱いについて、同社の規約およびポリシーを超える内容を保証するものではありません。

6. 第三者への提供

前項のAI処理のための送信、およびGoogleが提供するGmailへの下書き・ラベルの保存を除き、取り扱う情報を第三者へ送信しません。法令に基づく場合を除き、上記の目的を超えて第三者へ販売または提供しません。

7. 保存場所と保存期間

本アプリは、当社が管理するWindows PCで実行します。メールの件名と本文は、処理の間だけ使用し、PC内のデータベースやログへ長期保存しません。PCに保存する情報と保存期間は次のとおりです。

本アプリが作成した下書きとラベルは、対象アカウントのGmail内に保存され、スタッフが送信・削除・変更するまで残ります。

8. 安全管理

• Google OAuth認証情報は、実行PC内の、アクセスを制限したフォルダに保存します。OpenAIのAPIキーは、ファイルやログに記録せず、実行ユーザーの環境設定で管理します。
• 本アプリが実行できるGmail操作を、第2項の範囲に限定しています。
• メールの内容に、本アプリやAIへの指示のような文章が含まれていても、指示としては扱いません。
• AIの1日あたりの呼び出し回数に上限を設けています。
• AIが作成した文面に、確認済みの情報にない金額・時刻などが含まれる場合は、下書きを作らずスタッフの確認に回します。

9. Google APIサービスのユーザーデータポリシー

本アプリによるGoogle APIから受領した情報の利用および他のアプリへの転送は、制限付き使用（Limited Use）の要件を含むGoogle APIサービスのユーザーデータポリシーに準拠します。

• Gmailから取得した情報は、本方針に記載したメールの分類と返信下書きの作成という機能の提供・改善のためにのみ利用します。
• 第三者への転送は、上記の機能の提供に必要な第5項のAI処理、セキュリティ上の必要、法令の遵守の場合に限ります。
• 当社は、Gmailから取得した情報を、広告の配信、販売には利用しません。当社が、汎用的なAI・機械学習モデルの開発、改善、訓練のために利用または転送することもありません。
• 対象アカウントを業務で利用する当社のスタッフがGmail上で自社宛てのメールを確認する場合、セキュリティ上必要な場合、法令上必要な場合を除き、人がメールの内容を閲覧することはありません。

10. Googleアカウントとの接続解除と削除

管理者は、Googleアカウントの接続管理画面から、本アプリへのアクセス許可を取り消すことができます。許可を取り消すと、本アプリはGmailへ接続できなくなります。

本アプリの利用終了時には、当社の管理者が、実行PC内のOAuth認証情報と、第7項の保存情報を削除します。アクセス許可の取り消しだけでは、Gmail内に作成済みの下書きとラベル、PC内の保存情報は自動では削除されません。

11. 店舗へメールを送信された方へ

店舗宛てにお送りいただいたメールは、返信業務のため、本方針に記載した範囲で本アプリが処理します。ご自身の情報の開示、訂正、削除などをご希望の場合は、下記のお問い合わせ先へご連絡ください。ご本人であることと対象の情報を確認し、合理的な期間内に対応します。

12. 方針の変更

本アプリの機能、要求する権限、利用する外部サービス、保存期間、実行環境または法令等の変更に応じて、本方針を改定します。重要な変更を行う場合は、本ページに改定内容と改定日を掲載します。

13. お問い合わせ